HRD menjalani berbagai peran penting dalam mengelola seluruh sumber daya perusahaan. Seiring perkembangan teknologi, telah lahir suatu sistem informasi pengelolaan sumber daya manusia atau yang dikenal dengan sebutan HRIS.
Pengertian dan fitur HRIS
HRIS atau Human Resources Information Systems merupakan sistem informasi yang digunakan untuk membantu dan mendukung HRD serta manajemen dalam mengelola seluruh informasi dan data karyawan dan perusahaan.
HRIS telah dikembangkan dengan berbagai fitur mulai dari absensi, penggajian, pembayaran kompensasi, pajak, keuangan, penilaian, reimbursement, keuangan, manajemen organisasi hingga employee self services.
7 Manfaat HRIS
HRIS hadir dengan tujuan mempermudah pekerjaan HRD dan manajemen agar lebih efektif dan efisien. Secara spesifik terdapat berbagai macam manfaat dari penggunaan HRIS bagi suatu perusahaan, diantaranya:
Memudahkan pekerjaan manual
Setiap karyawan dalam suatu perusahaan tentu memiliki data-data pribadi yang dibutuhkan perusahaan sebagai catatan atas latar belakang karyawan tersebut. Data yang dimiliki satu karyawan pun mencakup berbagai hal seperti KTP, NPWP, Ijazah dan sebagainya.
Proses rekapitulasi tentunya memakan waktu sehingga perlu adanya sistem yang mempermudah pekerjaan manual tersebut. Dengan HRIS, HRD dapat mempersingkat proses pengerjaan manual dengan lebih efisien.
Mengurangi human error
Dalam proses input dan juga rekapitulasi seringkali dijumpai adanya kesalahan input dan sebagainya. Apalagi jika jumlah data tersebut begitu banyak maka kemungkinan adanya error dalam penginputan semakin besar. HRIS hadir dengan memberikan kategori input dan kalkulasi otomatis sehingga mengurangi persentase terjadinya error dalam pekerjaan.
Digitalisasi data karyawan dan perusahaan
Berkas karyawan dan perusahaan tentunya begitu banyak untuk disimpan dalam bentuk hardcopy dan memakan banyak tempat. Apalagi jika perusahaan telah berdiri lama dan memiliki banyak karyawan. HRIS dapat memberikan solusi dengan merubah berkas-berkas tersebut dalam bentuk digital sehingga dapat memudahkan pencarian dan penyimpanan dalam waktu yang lama.
Fleksibilitas dalam mengakses data
Seiring dengan pesatnya perkembangan akses internet via mobile, HRIS pun turut serta dalam proses pengembangan ini. Tidak hanya berbentuk website, HRIS telah tumbuh dan hadir dalam bentuk mobile yang bisa diunduh oleh para karyawan.
Karyawan akan diberi akses untuk melihat data-data pribadi, merubah hingga mengunduhnya. Hal ini tentunya mempermudah akses siapapun untuk menggunakannya kapan saja dan dimana saja.
Menghemat biaya operasional
HRIS memberikan banyak solusi dan fitur yang beragam yang tentunya dapat membantu memangkas biaya perekrutan karyawan. Pekerjaan yang biasa dilakukan oleh beberapa orang menjadi dapat dikerjakan oleh satu orang saja.
Mempermudah pemantauan dan pengelolaan karyawan
Seluruh proses pengelolaan karyawan dapat diakses dengan mudah oleh satu platform dan dapat diintegrasikan dan diunduh dengan berbagai macam tipe dokumen. Para investor dan manajemen pun dapat dengan mudah melakukan pemantauan pengelolaan sumber daya suatu perusahaan yang disajikan secara rapi oleh HRIS.
Mempermudah pengambilan keputusan
HRIS membantu mengolah dan menyajikan data yang lengkap dan beragam sehingga dapat membantu para pemangku jabatan untuk mengambil keputusan terkait dengan kebijakan perusahaan. Hal ini tentunya menghemat tenaga, waktu, biaya dan upaya bagi manajemen perusahaan.
Rekomendasi HRIS
Di Indonesia, telah banyak perusahaan yang hadir memberikan solusi dan layanan untuk penggunaan HRIS. Berikut 7 rekomendasi HRIS lengkap yang berasal dari Indonesia, diantaranya:
- Gadjian
- Talenta
- LinovHR
- GreatdayHR
- Gajihub
- Gaji.id
- Humanis.id